Privacybeleid
Privacyverklaring Sociëteit De Kring
Laatste update: 25-8-2025
1. Inleiding
Sociëteit De Kring (hierna: De Kring) hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van haar leden, gasten, medewerkers, kunstenaars en andere betrokkenen. In deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De Kring is zowel een besloten ledenvereniging als een culturele en publieke uitgaanslocatie. Wij verwerken persoonsgegevens in beide rollen, met verschillende doeleinden en rechtsgronden.
Daarnaast conformeert De Kring zich actief aan de gedragscodes van de cultuursector, waaronder de Fair Practice Code, de Code Diversiteit & Inclusie en de Governance Code Cultuur. Vanuit deze principes zet De Kring zich in voor een sociaal veilige omgeving waarin iedereen zich welkom, erkend en beschermd voelt.
2. Wie zijn wij?
Sociëteit De Kring
Kleine-Gartmanplantsoen 7–9
1017 RP Amsterdam
KvK-nummer: 40531314
Website: www.kring.nl
E-mail: [info@kring.nl]
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens van onze leden en andere betrokkenen, waaronder:
Leden:
- Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer
- Geboortedatum, geslacht, nationaliteit
- Lidmaatschapsgegevens (aanmelding, status, start- en einddatum)
- Betalings- en facturatiegegevens
- Correspondentie en communicatie met De Kring
- Beeldmateriaal, uitsluitend onder specifieke voorwaarden (zie paragraaf 6.2)
Bezoekers van de nachtclub:gegevens verstrekt bij ticketverkoop (naam, e-mailadres, betaalgegevens) en camerabeelden.
- Medewerkers/kunstenaars/zaalverhuur: contractuele en communicatieve gegevens, conform wettelijke verplichtingen.
4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
De Kring verwerkt uw gegevens voor de volgende doeleinden:
Leden:
- Historisch belang: ledengegevens kunnen, met terughoudendheid, bewaard blijven in een beperkt archief ten behoeve van de geschiedschrijving en het cultureel erfgoed van De Kring.
- Ledenadministratie en contributie-inning
- Communicatie over lidmaatschap, activiteiten en evenementen
Nachtclubbezoekers: ticketafhandeling, toegang, terugbetaling en klantenservice.
Veiligheid: cameratoezicht in en rondom het pand, handhaving van huisregels en ondersteuning bij incidenten.
Culturele activiteiten: organisatie en communicatie van programma’s en evenementen.
- Organisatie van culturele programmering
- Verplichte verantwoording aan toezichthouders en subsidieverleners (indien van toepassing)
- Beveiliging van het clubhuis en naleving van huisregels
- Bevorderen van een sociaal veilige omgeving
5. Rechtsgronden van de verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:
- De uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst
- Toestemming (bijvoorbeeld voor communicatie of beeldmateriaal)
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. belasting, arbeid)
- Uitvoering van koopovereenkomst
- Het gerechtvaardigd belang van De Kring, bijvoorbeeld voor interne organisatie en veiligheid
6. Camera toezicht, beeldmateriaal en vertrouwelijkheid
6.1 Cameratoezicht
De Kring maakt gebruik van cameratoezicht in de sociëteit en de nachtclub. Dit doen wij:
- ter bevordering van de veiligheid van leden, gasten en medewerkers;
- om incidenten te kunnen onderzoeken en afhandelen;
- om bewijs te kunnen leveren bij calamiteiten of schade;
Camerabeelden worden beveiligd opgeslagen, zijn alleen toegankelijk voor bevoegde medewerkers en worden maximaal 4 weken bewaard, tenzij er een incident plaatsvindt dat langer onderzoek vereist.
6.2 Cultuur van vertrouwelijkheid
De Kring kent een lange traditie van vertrouwelijkheid. Wat op De Kring gebeurt, blijft in principe binnen De Kring. Daarom worden er bij reguliere ledenbijeenkomsten, gesprekken, vergaderingen en informele bijeenkomsten geen opnames gemaakt of gepubliceerd, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen.
6.3 Opnames van culturele uitvoeringen
Bij publieke of half-open evenementen met professionele artiesten, performers of muzikanten, behoudt De Kring zich het recht voor om beeld- en/of geluidsopnames te maken. Deze opnames kunnen worden gebruikt voor promotionele of archiveringsdoeleinden, waaronder publicatie op sociale media (zoals Instagram, YouTube), de website of drukwerk.
- Informatie over geplande opnames wordt vooraf gecommuniceerd.
- Indien u als lid herkenbaar in beeld komt en bezwaar heeft, kunt u dit vóór of direct na het event aangeven via [administratie@kring.nl].
6.3 Intellectuele eigendom
Alle beeld- en geluidsopnames die door of namens De Kring worden gemaakt onder 6.2, blijven eigendom van De Kring. Het gebruik en de publicatie van deze opnames vallen onder het auteursrecht van de vereniging, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
7. Sociale veiligheid en gedrag
De Kring streeft naar een veilige, open en respectvolle omgeving voor al haar leden, medewerkers en bezoekers. Op basis van de cultuursectorcodes (Fair Practice, Diversiteit & Inclusie) hanteert De Kring duidelijke omgangsnormen.
7.1 Vertrouwenspersoon
Voor meldingen van grensoverschrijdend gedrag of sociale onveiligheid is er een onafhankelijke vertrouwenspersoon beschikbaar. Meldingen worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld.
Contact: vertrouwenspersoon@kring.nl (of via het secretariaat)
7.2 Gedragsregels en sancties
Indien leden, gasten of anderen zich niet houden aan de geldende omgangsnormen — bijvoorbeeld bij intimidatie, uitsluiting, pesten of seksuele grensoverschrijding — kan De Kring passende maatregelen nemen, waaronder:
- Een waarschuwing
- Tijdelijke schorsing
- (In ernstige gevallen) beëindiging van het lidmaatschap of toegangsontzegging
Deze maatregelen worden genomen met respect voor hoor en wederhoor, binnen de statutaire en huishoudelijke bepalingen van De Kring.
8. Delen van gegevens met derden
Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dat noodzakelijk is:
- Voor de uitvoering van onze dienstverlening (zoals een boekhouder of ICT-leverancier)
- Voor wettelijke verplichtingen
- Nooit voor commerciële doeleinden van derden
Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
9. Bewaartermijnen
9.1 Specifieke bewaartermijnen
De Kring hanteert de volgende bewaartermijnen, tenzij wettelijke voorschriften een langere termijn vereisen:
Ledenadministratie: tot 2 jaar na beëindiging lidmaatschap. Basisgegevens (naam, lidmaatschapsperiode, historisch interessante correspondentie) kunnen blijvend bewaard worden in het historisch archief van De Kring.
Ticket- en bezoekersgegevens(niet leden): conform wettelijke verplichtingen.
Financiële gegevens (facturen, betalingen): 7 jaar, conform wettelijke fiscale bewaarplicht.
Camerabeelden: maximaal 4 weken, tenzij er sprake is van een incident of juridische procedure.
Correspondentie: tot 2 jaar na afronding van het contact of de procedure.
Beeldmateriaal van culturele evenementen: zolang relevant voor promotie of archief, mits op basis van toestemming of gerechtvaardigd belang. Tenzij wettelijke of archiefdoeleinden ten behoeve van de vereniging zoals aangegeven in deze verklaring anders vereisen.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of zolang als wettelijk vereist. Lidgegevens worden bijvoorbeeld maximaal twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap verwijderd, tenzij wettelijke of archiefdoeleinden zoals aangegeven in deze verklaring anders vereisen.
10. Uw rechten
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Inzage in uw gegevens
- Correctie of verwijdering
- Beperking van de verwerking
- Bezwaar maken tegen verwerking
- Gegevensoverdraagbaarheid
- Intrekking van eerder gegeven toestemming
U kunt hiervoor contact opnemen via: administratie@kring.nl
11. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, zoals:
- Beveiligde toegang tot systemen
- Beperkte toegang op basis van rol/functie
- Training van medewerkers in privacybewustzijn
12. Wijzigingen in deze privacyverklaring
De Kring behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. De meest actuele versie is steeds te vinden op www.kring.nl/privacy.
13. Contact en klachten
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:
E-mail: administratie@kring.nl
Postadres: zie paragraaf 2
Indien u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.